Tujuan dan Tahapan Dalam Pembuatan Perencanaan Pada Sebuah Perusahaan atau Organisasi

Proses dan Perencanaan

Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil.

Singkat kata Proses adalah sebuah tahap perjalanan dalam suatu usaha. Sebelum seorang pemimpin atau manajer dapat mengarahkan bawahannya, mereka hendaknya membuat sebuah rencana rencana yang akan memberikan sebuh tujuan yang baik untuk  perusahaan mereka. Dalam sebuah planning atau perencanaan hendaknya diputuskan mengenai apa, bagaimana, siapa dan kapan. Maksud dari apa, bagaimana, siapa dan kapan adalah “apa yang harus dilakukan", bagaimana cara untuk melakukan, siapa yang harus melakukannya, dan kapan kita harus melakukannya” Jadi dari sini dapat ditarik sebuah konklusi atau kesimpulan  bahwa Perencanaan adalah proses untuk mendefinisikan tujuan organisasi serta membuat strategi untuk mencapai tujuan tersebut, yang tentunya dengan mempertimbangkan siapa yang harus melakukan, apa, bagaimana, dan kapan harus dilakukan. Dari definisi perencanaan diatas dapat disimpulkan kembali, bahwa: 

1. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret.
2. Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan 

3. kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.

Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha. Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal.

Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas serta menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan. Planning adalah suatu proses yang tidak akan pernah berakhir bila rencana tersebut sudah ditetapkan, saat rencana kita berhasil dan kita sudah mencapai tujuan awal maka kira harus membuat planning baru untuk mencapai tujuan yang harus jauh lebih baik dari tujuan yang sebelumnya. Perencanaan merupakan proses karya yang berkesinambungan sampai pada tahap  pelaksanaan dan bahkan sampai pada tahap evaluasi. Salah satu bagian dari perencanaan atau planning yang penting adalah decision making atau  bisa dibilang dengan pembuatan sebuah keputusan. Perencanaan tidak akan rampung tanpa adanya keputusan akhir atau final. Sebuah rencana memerlukan stabilitas, dan rencana yang stabil tidak akan harus diganti atau dimodifikasi secara luas hanya karena perubahan perubahan dalam kecenderungan jangka  panjang lingungan organisasi. Serta perlu di ingat pula bahwa semakin kompleks suatu rencana atau plan, maka akan semakin sulit dalam proses penyampaian atau pengimplementasian dari rencana atau plan tersebut.

Tujuan Perencanaan

Ada beberapa tujuan dari dibuatnya sebuah planning atau perencanaan.

Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.

Tujuan kedua adalah untuk meminimalisir pemborosan SDA. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan

Tujuan ketiga adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

Tujuan keempat adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah sebuah proses untuk membandingkan rencana yang telah dibuat dengan kenyataan yang ada pada saat ini. Tanpa adanya plan atau rencana, seorang manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan tersebut.

Ada 4 tahap atau 4 step dalam sebuah dasar perencanaan dan gambar diatas adalah sebuah gambaran tahapan dasar didalam sebuah proses perencanaan atau planning. Berikut adalah penjelasan dari setiap tahapan dasar dalam perencanaan :

Step pertama adalah menetapkan serangkaian tujuan atau menetapkan tujuan.

Planning atau perencanaan harus dimulai dengan membuat keputusan keputusan tentang kebutuhan organisasi atau perusahaan. Tanpa membuat tujuan yang jelas atau bersifat ambigu, sebuah organisasi atau perusahaan akan menggunakan sumber daya yang ada secara tidak efektif dan tidak tepat guna.

Step kedua adalah membuat rumusan tentang keadaan yang terjadi saat ini.

Maksudnya dalam tahapan ini hendaknya memperhatikan keadaan perusahaan saat ini, apakah perusahaan tersebut mampu untuk mencapai tujuan, apakah perusahaan tersebut mengalami kendala dalam aspek sumber daya atau keuangan. Tahapan ini sangat memerlukan informasi yang akurat dan relevan terlebih lagi dibidang keuangan dalam sebuah perusahaan dan data statistik perusahaan, dimana ini semua bisa didapatkan dengan melalui hubugan komunikasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan

Step ketiga adalah mengidentifikasi tentang segala kemudahan dan hambatan yang ada

Maksud dari tahapan ini adalah dalam sebuah perencanaan kita harus mengetahui tentang segala kemudahan yang bisa didapat dan hambatan yang bisa menghalangi kita untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan pada step atau tahap pertama. Dengan mengetahui hambatan yang ada dan yang bisa terjadi, maka kita bisa mencari solusinya lebih awal untuk mengantisipasi kesalahan dikemudian hari. Oleh karena itu hendaknya perlu diketahui tentang faktor faktor lingkungan internal dan external yang bisa membantu sebuah organisasi atau perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan atau yang akan menimbulkan problema baru bagi sebuah organisasi atau perusahaan. Mengantisipasi kemugkinan munculnya problema dikemudian hari atau diwaktu yang akan datang dengan mengatasi masalah sedini mungkin adalah sebuah langkah yang sangat cerdas.

Step ke-empat adalah mengembangkan serangkaian kegiatan atau rencana untuk mencapai tujuan.

Dan yang terakhir adalah mencapai tujuan itu sendiri, pada gambar diatas dapat terlihat kata TUJUAN dipisah pisah pada setiap hurufnya, ini bukan tanpa tujuan melainkan pemisahan setiap huruf pada kata TUJUAN menandakan atau menganalogikan bahwa tujuan yang akan dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan tidak hanya satu melainkan bisa lebih dari satu tujuan, dan ada banyak cara untuk mencapai tujuan tersebut secara efektif dan efisien sehingga tidak menghambur hamburkan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan tersebut. Perencanaan juga mempunnyai banyak manfaat, diantaranya adalah sebagai berikut : 

1. Perencanaan akan membantu melakukan penempatan tanggung jawab lebih tepat.

2. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian atau anggota dari organisasi atau perusahaan tersebut.

3. Membuat tujuan yang lebih terperinci dan lebih mudah untuk dipahami. 

4. Membantu untuk menemukan serta menyelesaikan hambatan hambatan atau kesulitan kesulitan yang bisa menghambat sebuah organisasi atau perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Fungsi dan manfaat perencanaan dalam dunia modern semakin mendapat tempat yang paling  penting karena di samping nilai manfaat juga fungsinya pun semakin dirasakan. Fungsi  perencanaan dapat dijabarkan menjadi sebagai berikut: 

1. Perencanaan itu menjadi penting karena di dalamnya memuat garis-garis tujuan baik yang berjangka panjang ataupun pendek serta digariskan pula apa saja yang harus dilakukan agar tercapai tujuan-tujuan tersebut.
2. Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi seluruh anggota organisasi atau  perusahaan 3.
3. Perencanaan merupakan proses yang terus-menerus dan tidak berhenti 4.
4. Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali 5.
5. Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber daya yang tersedia pada suatu organisasi atau perusahaan secara efektif dan efisien.

Kesimpulan :

Perencanaan adalah sebuah proses dan upaya yang tidak pernah berhenti dan terus berkesinambungan, karena suatu organisasi atau perusahaan tidak akan pernah berhenti saat telah mencapai tujuan yang telah organisasi atau perusahaan tersebut tetapkan, bilamana tujuan sudah tercapai maka organisasi dan perusahaan akan membuat tujuan baru dan tentunya membuat planning atau perencanaan baru yang dimana pastinya akan memodifikasi plan atau rencana yang lama agar menjadi lebih efektif serta tepat guna untuk kedepannya. Perencanaan adalah fungsi dasar dan saling berhubungan, saling bergantung, saling berinteraksi terhadap seluruh fungsi fungsi manajemen serta kegiatan kegiatan manajerial lainnya.